■文/高向東

　　概  述

　　在實際工作中，經(jīng)常會遇到這種情況：需要處理的文件主要內(nèi)容基本相同，只是具體數(shù)據(jù)有變化。比如：學生的錄取通知書、成績報告單、獲獎證書、請柬等等，如果是一份一份編輯打印，雖然每份文件只需修改個別數(shù)據(jù)，那也是夠麻煩的，利用Word郵件合并功能就可以減少重復工作，提高工作效率。

　　郵件合并功能最初源于需要大量處理的郵件。比如，一家公司要給數(shù)百個客戶發(fā)送產(chǎn)品目錄，當然，只需要用“親愛的顧客”就可以解決稱呼的問題，但是這樣顯然沒有“親愛的***顧客”那么親切。一封郵件，為了一個客戶名，就需要不停的“復制”、“粘貼”來產(chǎn)生數(shù)百個文檔，即便如此，這數(shù)百個信封也是全手工填寫或者打印，這個時候，只需要一個信封模版，再準備一個數(shù)據(jù)表格，然后通過Word郵件合并功能，就可以輕松完成這數(shù)百封郵件。

　　同樣，編制檢驗報告是檢驗機構的一項重要工作，隨著辦公自動化的不斷發(fā)展，檢驗機構都采用計算機來管理檢驗數(shù)據(jù)和打印檢驗報告，這項看似簡單的工作，由于數(shù)據(jù)量大操作起來并不輕松，一些檢驗機構購買專業(yè)的軟件打印檢驗報告，但其售價昂貴，操作不夠靈活。本文以office2003為實例，簡要介紹如何利用Word2003郵件合并功能和Excel2003電子表格互相聯(lián)用管理檢驗報告，以供交流,在office2007中也是類似的操作。

　　優(yōu)  點

　　1．Word2003的郵件合并功能已被廣泛應用，主要用于創(chuàng)建套用信函、郵件標簽、信封、目錄以及大宗電子郵件和傳真分發(fā)，如果一份一份編輯打印，毫無疑問工作量是相當大的，而且非常麻煩，如果利用郵件合并功能，只要對不同的內(nèi)容稍做修改就可以實現(xiàn)批量作業(yè)，減少了工作的重復性，提高了工作效率。郵件合并進程涉及到三個文檔：主文檔、數(shù)據(jù)源和合并文檔。

　　2．Excel2003作為日常工作中常用的電子表格軟件，可以利用其強大的內(nèi)置函數(shù)公式，使Word2003的郵件合并數(shù)據(jù)源的數(shù)據(jù)變得更為方便、準確。根據(jù)檢驗數(shù)據(jù)的不同需求，選用相應的內(nèi)置函數(shù)公式來完成數(shù)據(jù)的處理。例如，對于求和、求平均值、求最大值、求標準偏差等計算，可以直接調(diào)用公式表中的“SUM、AVERAGE、MAX、STDEV”等函數(shù)來實現(xiàn)，從而使檢驗數(shù)據(jù)的處理變得簡單快捷。

　　3．利用Word2003郵件合并功能和Excel2003電子表格互相聯(lián)用編制檢驗報告，能夠簡單、方便、快捷、準確地實現(xiàn)數(shù)據(jù)的處理和檢驗報告的打印，美觀規(guī)范，有效地提高了數(shù)據(jù)的準確性和工作效率。

　　方  法

　　1．創(chuàng)建主文檔。在Windows操作系統(tǒng)下打開Word2003，創(chuàng)建標準格式的檢驗報告模板（如圖1），將文檔保存為“檢驗報告.doc”。

　　2．創(chuàng)建數(shù)據(jù)源。利用Excel2003制作一個數(shù)據(jù)匯總表，將此作為數(shù)據(jù)源，匯總表的第一行為表頭，表頭中的每一列對應“檢驗報告”中的每一個需要填寫的項，如報告編號、產(chǎn)品名稱、受檢單位名稱、地址及聯(lián)系電話等。第二行開始往下，按每一行為單位填寫每一份檢驗報告中應填入的數(shù)據(jù)，連續(xù)填寫至最后一行，最后一行的數(shù)據(jù)即為本批最后一份檢驗報告中的數(shù)據(jù)（如圖2）。由于每批檢驗報告中的某些內(nèi)容是完全一樣的，如產(chǎn)品名稱、檢驗類別等，還有一些內(nèi)容是具有聯(lián)系性和規(guī)律性的，如檢驗報告編號等，這樣我們還可以充分利用Excel2003的自動填充、內(nèi)置函數(shù)公式等功能，快捷的完成數(shù)據(jù)匯總表的填制，將文件保存為“檢驗報告記錄.xls”。

　　3．郵件合并。在Windows操作系統(tǒng)下打開Word2003“檢驗報告.doc”文檔，在工具菜單下依次選擇“信函與郵件”、“郵件合并”、在彈出的對話框中選擇“信函”點擊下一步、選擇“使用當前文檔”點擊下一步、選擇“使用現(xiàn)有列表”點擊下一步，從彈出的對話框中選擇數(shù)據(jù)源即“檢驗報告記錄.xls”，點擊確定，從工具欄中選擇插入合并域，將所需數(shù)據(jù)一一合并至相對應的欄目內(nèi)（如圖3），如報告編號、產(chǎn)品名稱、受檢單位名稱、地址及聯(lián)系電話等。從工具欄點擊“查看數(shù)據(jù)合并”按鈕，則檢驗報告中的《XX》全部變成了所需數(shù)據(jù)（如圖4）。此時工具欄中“定位記錄”顯示為“1”，點擊下一記錄按鈕，則“定位記錄”顯示為“2”,相對應檢驗報告中的數(shù)據(jù)變成了數(shù)據(jù)源第二行的內(nèi)容。

　　通過以上三步即可實現(xiàn)利用Word2003郵件合并功能和Excel2003電子表格互相聯(lián)用編制檢驗報告，數(shù)據(jù)準確，操作方便，降低了編輯錯誤，提高了工作效率。

　　（作者單位：甘肅省平?jīng)鍪挟a(chǎn)品質(zhì)量監(jiān)督檢驗所）

　　《中國質(zhì)量技術監(jiān)督》2014年6月刊