■文/高 賀

   實驗室檔案管理工作是一項最基礎、最持久的專業(yè)技術工作。它是實驗室管理工作的重要組成部分。按照《計量法》和《檢測和校準實驗室能力認可準則》的相關要求，結合本單位實際情況，根據(jù)多年的實驗室檔案管理經(jīng)驗，筆者將檔案管理需要注意的問題淺談如下。

    程序和要求

    1．檔案管理人員的職責

   （1）檔案管理人員應認真登記造冊，分類整理，統(tǒng)計歸檔和保管，不得遺失和損壞。保證及時準確地提供技術資料和數(shù)據(jù)，為本單位的質(zhì)量管理和服務社會提供可靠保證。

   （2）各科室檢測人員應認真主動地做好所用規(guī)程和標準的搜集和整理工作，檢測原始記錄在檢定證書出具前由質(zhì)保辦保存歸檔。

    （3）其它質(zhì)量和技術類管理文件及記錄等，應予記錄完成后交由質(zhì)保辦歸檔并保存。

   （4）如果實驗室合并或撤銷，或者檔案管理人員變更時，應及時做好檔案管理工作的移交程序，以保證檔案管理工作的安全準確完整。

    2．實驗室檔案如何控制

   單位各種文件均有唯一性標識，需要建立受控文件和非受控文件清單，注明文件名稱、編號、發(fā)文單位、發(fā)放范圍、發(fā)放日期、生效日期等必要信息，同時在文件封面加蓋受控和非受控公章，做到動態(tài)管理。

    內(nèi)容

    1．技術檔案

    （1）各科室使用的作業(yè)指導書、操作規(guī)程、計量檢定規(guī)程、檢驗標準和校準規(guī)范等。

   （2）計量標準器和配套設備的檢定證書、校準證書、說明書、合格證、設備使用和維修紀錄、周期檢定計劃、期間核查計劃和記錄等。

   （3）各科室與計量標準相關的技術資料，如：申請書、履歷書、技術報告、原始記錄、檢定證書和電子版記錄等。

    2．質(zhì)量檔案

   （1）質(zhì)量管理手冊、程序文件、各類規(guī)章制度、管理體系評審計劃和內(nèi)審計劃、質(zhì)量控制記錄等。

    （2）環(huán)境條件控制記錄、證書報告合格記錄、合同評審和服務協(xié)議記錄等。

    3．建設檔案

    （1）單位年度工作計劃、工作總結、人事檔案和員工信息管理等。

    （2）人事檔案、固定資產(chǎn)、辦公設施管理臺賬、人員錄用和勞動紀律考核記錄等。

    借閱和管理

    1．檔案借閱要求

    （1）上級部門考核復查或認評需要提供資料時，經(jīng)最高管理者批準后，方能提供。

    （2）各科室人員借閱資料時，經(jīng)辦理借閱登記手續(xù)后，并說明借閱時限，并及時歸還。

   （3）其他單位或個人借閱時，應提供書面申請，經(jīng)最高管理者批準后，方可借閱，借閱人不得遺失和損壞，如有上述情況發(fā)生，視情節(jié)酌情賠償。

    2．檔案管理辦法

   （1）檔案按類別歸檔保存，購置的儀器設備資料、檢定證書、學習培訓資料及相關技術資料應及時歸檔。

   （2）所有資料和原始數(shù)據(jù)不得帶出實驗室和復印，特殊情況經(jīng)最高管理者批準后可使用復印件。

   （3）電子版記錄統(tǒng)一保管并有備份和密碼，防止閱讀和修改及計算機病毒等人為原因造成丟失。

   （4）對于超過保存期限或被新文件替代的標準、規(guī)程、資料，由檔案管理人員報最高管理者批準后統(tǒng)一銷毀和收回，以保證所有人員均能在需要時得到文件的有效版。

   綜上所述，高效的檔案管理機制為實驗室管理體系的運行起到了保駕護航的作用，也充分保證了檢測體系量值溯源的準確、可靠和有效實施。

    （作者單位；吉林省吉林市能源測試檢驗所）

    《中國質(zhì)量技術監(jiān)督》2013年8月刊